Migrar un programa de facturación sin perder el control
Cambiar de programa no consiste solo en subir un archivo. Los documentos deben conservar su relación con clientes, conceptos y cobros, y el histórico debe seguir siendo accesible. Una migración controlada empieza con un inventario y una fecha de corte.
Qué debes inventariar
Lista clientes, proveedores, productos, documentos emitidos, presupuestos, cobros pendientes y adjuntos. Anota cuántos elementos hay y los formatos de exportación disponibles. Guarda una copia original sin modificar y trabaja sobre duplicados.
Consulta cómo tratar el histórico
No todos los programas permiten importar documentos anteriores como registros editables. Pregunta si se cargarán como histórico, adjuntos o datos operativos. Aclara con el proveedor y tu asesoría qué debe conservarse y cómo mantener numeraciones y obligaciones aplicables. Evita recrear o enviar documentos antiguos como si fueran nuevos.
Haz primero una muestra
Selecciona algunos clientes con situaciones diferentes: nombre con tildes, varios documentos y cobros parciales. Importa la muestra en un entorno de prueba. Comprueba relaciones e importes antes de procesar el conjunto.
Valida más que el número de filas
- Recuento de clientes y documentos.
- Identificadores y números originales.
- Fechas y codificación del texto.
- Totales y saldos pendientes.
- Acceso a PDF y otros adjuntos.
- Relación entre cliente y documento.
Coordina la fecha de cambio
Elige cuándo se dejarán de crear documentos en el programa antiguo. Haz una exportación final y registra cualquier operación posterior que deba trasladarse. Mantener dos sistemas activos sin una regla clara aumenta la probabilidad de duplicados.
No canceles el anterior demasiado pronto
Conserva acceso mientras verificas el resultado y asegúrate de disponer de copias legibles y exportaciones. Pregunta al proveedor cuánto tiempo podrás acceder tras cancelar. Documenta el proceso para que otra persona pueda localizar el histórico sin depender de quien realizó la migración.
Si aún estás eligiendo destino, utiliza la lista de criterios para programas de facturación. El mejor momento para preguntar por la exportación es antes de comprar.