Cómo importar clientes en un CRM con un archivo CSV

Un CSV permite trasladar contactos entre herramientas, pero necesita una estructura coherente. El objetivo no es importar el mayor número de filas: es que cada contacto tenga datos útiles, un responsable y una relación clara con su actividad.

Conserva una copia y pide la plantilla

Exporta el archivo original y guárdalo sin cambios. Descarga la plantilla del CRM de destino para conocer sus columnas y campos obligatorios. Trabaja en una copia y mantén un registro de los cambios que aplicas.

Prepara identificadores estables

Cuando sea posible, conserva el identificador del sistema de origen en un campo específico. No deduzcas que dos contactos son la misma persona solo porque comparten nombre. Una dirección de correo también puede ser compartida por varias personas de una empresa.

Limpia sin perder información

• Trata teléfonos y códigos postales como texto para conservar signos y ceros.
• Comprueba la codificación, las tildes y los separadores.
• Separa campos que el destino espera por separado.
• Revisa filas vacías y valores que exceden el límite de longitud.
• Documenta cómo decides que dos registros son duplicados.

Haz un mapeo explícito

Relaciona cada columna con el campo de destino. Distingue una empresa de una persona de contacto si el CRM utiliza ambas entidades. No conviertas observaciones en una dirección ni una etiqueta en un permiso comercial.

Prueba un grupo pequeño

Incluye una muestra con nombres largos, caracteres especiales, teléfonos internacionales y campos vacíos. Después de importar, abre los registros y comprueba responsables, etiquetas y relaciones. Revisa cómo actúa el sistema si cargas otra vez la misma muestra.

Valida el resultado y limita accesos

Compara filas aceptadas, rechazadas y actualizadas. Descarga los errores y corrige solo lo necesario. Restringe el acceso al archivo y elimina copias temporales según tu política interna; una lista de clientes contiene información que no debería circular sin control.

La importación no concede por sí misma permiso para enviar publicidad. Trasladar datos y realizar comunicaciones comerciales son decisiones diferentes que deben ajustarse a tus obligaciones.